Andaa mkutano wa kwanza. Hongera!, unakaribia kumaliza. Amua tarehe maalum ya mkutano wa kwanza na tengeneza ajenda tarajiwa. Kuwa na ajenda ni muhimu kuhakikisha kuwa kila mtu anajua kabla nini kitatokea wakati wa mkutano, utakuwa kwa muda gani, nani atashiriki, na haswa - kuhakikisha kuwa muda haupotezwi. Mkutano wa kwanza unaweza kuwa kwenye aidha ya miundo hii miwili ya msingi: Balozi wa Agora Michal Papis, kutoka Gorzów Speakers ya Polandi, akiongoza mkutano wa utambulisho kueleza lengo la Agora Speakers International. Mkutano wa kawaida "uliopunguzwa", ambao umepunguzwa kutoka mkutano wa kawaida, ukionyesha sehemu zote kuu. Kama unaweza kupata msaada wa watu ambao tayari ni wanachama wa vilabu vingine vya Agora Speakers au unajua jinsi tunavyofanya kazi, hii itapendeza. Aina ya mkutano wa "utambulisho"/"uwasilishaji", ambapo unaweza kuelezea lengo la klabu, faida za kujiunga, jinsi klabu inavyofanya kazi, majukumu (nafasi) tofauti, nk., alafu unaweza kuwa na kipengele cha maswali na majibu. Unatakiwa kufanya hivi kama tu: Klabu yako haijahudhuria vipindi vyovyote vya mafunzo. Wengi waliohudhuria hawajapata nyenzo za Agora, makundi, nyaraka, au video za kujifunza (kwa maana, ni wapya kabisa kwenye shirika). Ajenda ya mkutano wa kwanza Isipokuwa kama una uzoefu mkubwa na jinsi Agora inavyofanya kazi, inapendekeza ufuate Ajenda ya Msingi iliyoelezewa kwenye mikutano ya kwanza. Itabidi upakie ajenda ya mkutano wa kwanza wakati wa taratibu za kuandikisha klabu. Upakiaji huu hauhitaji kuwa wa muundo mgumu sana, kiuhalisia, inaweza ikawa faili la maneno ya kawaida. Tunafanya hivi kwasababu mara nyingi sana tumepitia watu ambao walikuwa na shauku sana ya kujiunga na Agora na kuanzisha klabu lakini hawakuchukua muda kujifunza nini tunafanya na jinsi tunavyofanya. Wanataka tu kuanzisha mkutano, lakini hawajui vizuri nini cha kufanya wakati wa mikutano. Kuhitaji wewe utume ajenda wakati wa kuandikisha klabu inahakikisha kuwa kila mtu anajua kuhusu nini kinatakiwa kutokea wakati wa mkutano. Kutangaza Tukio Kwa kawaid ni vizuri kuunda tukio Facebook na Google Calendar ili watu waweze kujiunga na kulandanisha mkutano na ajenda zao wenyewe. Usijaribu kupanga sana siku zijazo, kwasababu watu kwa kawaida wanajiunganisha alafu wanasahau kuhusu mikutano zaidi ya wiki mbili kabla. Thibitisha na washiriki wote wiki moja kabla. Ukitengeneza tukio, tengeneza kama tukio la umma ili watu waweze kulipata na kuwaalika wengine au kuposti kwenye blogu au akaunti zao. Hakikisha unatangaza tukio lako aidha kwenye kundi la Facebook la Agora Speakers la nchini kwenu au la kimataifa. ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ). Hata kama ukumbi wa mkutano unajulikana sana, hata kama unafikiri kila mtu anaujua vizuri sana, kuondoa usumbufu, daima ni wazo zuri kupiga picha kidogo eneo na kuelezea jinsi ya kufika kwenye sehemu ya mkutano. Baadhi ya wageni kwenye mkutano wako wanaweza wasijue eneo au wanaweza wakawa hata kutoka nchi nyingine. Pia, ni afadhali uweke picha za jinsi ya kufika kwenye chumba chenyewe. Kama ukumbi wanakubali, piga chapa baadhi ya ishara zenye mishale kuelekeza wageni jinsi ya kufika kwene chumba cha mkutano. Tengeneza nyenzo zenye chapa (Sio lazima) Tumia Wovuti wa Chapa au Kitengeneza Rasilimali kutengeneza mabango, vielezo vya ajenda, nk., kwa ajili ya klabu yako. Tafadhali kumbuka kuwa rasilimali zote za kidijitali lazima zitumiwe chini ya Mwongozo wa Chapa, ambao unapatikana hapa: /Mwongozo+wa+Chapa . Kama utatumia Kingeneza Rasilimali, yenyewe itatii mwongozo wa chapa.